Los documentos contienen datos, información. La producción de bienes y servicios depende del conocimiento y de cómo se gestiona. La información es el medio y el entorno que permite el conocimiento.
Implementamos sistemas de gestión documental capaces de lograr y aspirar a:
- La accesibilidad permanente de la información.
- La disponibilidad y actualización de la información.
- La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
- La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los
documentos.
- La facilidad de recuperación de la información.
El sistema o subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos:
- Identificar el conocimiento asociado a los procesos de la empresa.
- Saber qué conocimiento se comparte y cómo.
- Reconocer las oportunidades y las dificultades potenciales que conlleva.
Ello es factible a través de una Auditoría de la información al servicio de la gestión estratégica de la información. Con una metodología que permita disponer de la información suficiente para identificar, representar, analizar, determinar y establecer las necesidades básicas y así generar una propuesta lógica de soluciones de un “gestor documental” ad hoc para la entidad en cuestión. Es decir:
1) Inventario físico. Identificando y categorizando los recursos de información.
2) Mapeo de información. Representando recursos y sus interrelaciones.
3) Análisis de necesidades. Determinando y fijando la información requerida.
4) Gráficos de procesos y flujos. Flujogramas.
5) Procesos de control.
Así se logra cumplimentar un “Informe y mapa documental” de la organización. Elaborar una auditoría que posibilita trabajar al servicio de consultoría .
